「ドキュメント検査機能では削除できない個人情報」メッセージが出た時の対処

こんにちは、わたあめです。Excelを保存しようとしたところ、以下のメッセージが出てきました。これまでは何のメッセージも出ずにすんなり保存できていたExcelのファイルです。

このメッセージだけ読むと「検査」「個人情報」といった無視できないワードが並べられていて、ちょっと怖いですよね。このメッセージの意味って何なの？どうすればいいの？を私の体験談でまとめていきます。それでは、いってみましょう！

事象詳細

今回の事象の詳細です。以下のエラーが出ることは冒頭でも述べました。

このメッセージが出ている状況としては以下の状況です。

• 保存するときにメッセージが出てくる
• メッセージが出るファイルと出ないファイルがある
• ファイルを開き直してもメッセージは出続ける
• これまでこのメッセージは出てこなかった、急に出てきた

わたあめ

メッセージについて少し調べていきましょう！

Excelの個人情報とは？

まず、このメッセージで指している個人情報とはどういう情報のことなのかが気になりました。個人情報とはExcelで管理されている情報のことで、以下の手順で確認できる情報の事です。

方法1:Excelから確認する

1. Excelを立ち上げる
2. [ファイル]>[情報]をクリック
3. 開いた画面の右側に情報が表示される
   

方法2:ファイルのプロパティから確認する

1. Excelのファイルを右クリック
2. [プロパティ]をクリック
3. [詳細]タブをクリック
   

厳密にはどの項目が個人情報にあたるのかまでは分かりませんが、ここで扱われている情報がExcelで個人情報と呼ばれているものみたいです。例えば画像にもある以下のような項目のことです。

• 作成者
• 会社名

確かに、個人情報と言われればそうですよね。Excelに設定した会社名や名前などがこのファイルの情報に付与されるようで、それらをこの警告メッセージの個人情報と指しているのかなと思いました。

健康保険証の番号やマイナンバーや…といったあまり知られたくない情報というより、Excelに設定した会社名などの情報の事を言っているようでした。よく考えると、設定していない情報を知り得るすべはないですもんね。

わたあめ

なんかちょっと安心！勝手にExcelに自分のマイナンバーとかの個人情報が設定されているという訳ではないみたい。

ドキュメント検査とは

では、メッセージに出てくるもう一つの気になるワード「ドキュメント検査」とは？です。ドキュメント検査機能とは、ドキュメントのチェック機能のことで、以下のようなチェックが行える機能です。

• コメントや注釈が含まれているか？
• 個人情報が保存されていないか？
• マクロが含まれているか？
• 他ファイルへのリンクがあるか？
• 非表示列がないか？

これらを調べチェックすることが出来ます。使い方としては、例えばお客さんへ提出する資料に社内用コメントなどがセルに埋め込まれていたりしてないか？などということが挙げられます。

では、今回問題が出ている個人情報のドキュメント検査を行ってみましょう。以下の手順で行えます。

1. 上メニューの[ファイル]
2. [情報]＞[ブックの検査欄の問題のチェック]＞[ドキュメント検査]
   
3. [ドキュメントのプロパティと個人情報]にチェック
   
4. [検査]ボタン

メッセージが出るファイルにドキュメント検査してみた

これで、メッセージが出ていたファイルについてもドキュメント検査をしてみました。結果は以下です。

メッセージでは個人情報があるかもしれない・・・とのことでしたが、検査結果はこのファイルに関しては個人情報やプロパティはないとのことでした。

もし、個人情報が見つかった場合は[すべて削除]ボタンが出てきます。そのボタンクリックすると、個人情報等が削除できるようです。

わたあめ

個人情報がないのに削除できないと言われている、謎は深まる！

一般的な解決方法

調べていると、「ドキュメント検査機能では削除できない個人情報がドキュメントに含まれていることがありますので、ご注意ください。」メッセージを出なくする方法があるようです。それは、ファイルを保存する時にプロパティファイルから個人情報を削除する設定を無効にするというもの。手順は以下です。

1. [ファイル]>[オプション]
2. [セキュリティセンター]>[セキュリティセンター]の[設定]ボタンをクリック
3. [プライバシーオプション]
4. [ファイルを保存する時にプロパティファイルから個人情報を削除する]のチェックを外す

ただ、この設定をしてしまうと、ファイルを保存するときに個人情報が削除されなくなってしまいます。

今回の場合、特定のファイルだけに起こる現象で、基本的には今までと同じように個人情報は削除して欲しいと思います。（個人情報は残らない方が良いという観点で。会社名や作成者が残っても差し支えないという場合は、問題ないと思います。）

原因追及してみた

根本的な原因が知りたいという事で、もう少し原因を追究することにしました。

イベントビューアーのログ確認

イベントビューアーでExcelのログを見てみました。すると、以下のようなログが記録されていました。

わたあめ

ん～ログ情報からもこれといった原因に辿り着けない。

詳細な挙動確認

いろいろと試してメッセージが出る・出ないという条件があることに気付きました。

ファイルを開かず、まずExcelだけ立ち上げてから開くメニューから該当のファイルを開くと保存時にメッセージが出てこないことがわかりました。不思議。結局、ハッキリとした原因はわからないというのが結論です。ただ、事象は解決しました！（次章へ）

他にも、別名で保存したり形式を昔のもの（xls）に変更して保存したり試しましたが、特に何も変わりませんでした。

解決：翌日自然に治った

調査は翌日に持ち越しか、と思い翌日調査を始めるとエラーメッセージは出なくなっていました。

解決するかも？の対処としては、再起動をしたり1日ほど様子見してみても良いのかもしれない。Excel自体を立ち上げてからファイルを開いたらこの現象は起きなかったので、たまたまいくつかの条件が合わさって起こったのかもしれませんね。

何はともあれ、良かったです。状況が変わらず、メッセージがずっと出るようなら検査を行わないという設定を行えば良いかなと思います。