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プチIT化

WordファイルをPDF化する時にサイズを最適化して軽くする

こんにちは!今回は、WordファイルをPDFファイルとして保存する時にファイルサイズを軽くすには?という記事になります。

とある日、Wordのファイルが5.5MBくらいでメールで送付するのにPDF化するときにファイル容量を軽くできないかな?と考えました。

悩める人
悩める人
新しくアプリやソフトを使うのは避けたいな!

という思いもあり。結果、特別なソフトウェア・アプリ等を使わずWordの機能を使って、5MBくらいのWordファイル(docxファイル)を500KBに変換することができましたので、紹介します!

今回は写真多めだったので劇的に容量削減に成功しましたが、ファイルの内容によっては軽量化が見込めないこともありますので、ご了承ください。それでは、いってみましょう!

手順:PDF/XPSの作成ボタンをクリックするだけ

手順は、簡単で「PDF/XPSの作成」ボタンからPDFをエクスポートするだけでした。詳しい手順は以下の通りです。

  1. Wordファイルを開く
  2. [ファイル] > [エクスポート] > [PDF/XPSの作成]ボタンをクリック
  3. ファイル名を付けて保存

これで、私の場合は5MBくらいのWordファイル(docxファイル)を500KBに変換することができました。

ちなみに、Wordの印刷機能・今回紹介したPDFのエクスポート機能のそれぞれのファイル容量は以下でした。

元ファイルのサイズ5.7MB (=約5700KB)
印刷機能「Microsoft Print to PDF」で出力5.5MB (=約5500KB)
「PDF/XPSの作成」で出力575KB
驚く人
驚く人
印刷機能を使ったPDFより、10分の1のサイズになってる!

PDFのエクスポート機能でかなり小さい容量になって驚きです。今回のWordファイルは写真が多かったのもあるからかもしれませんので、すべてのファイルが劇的にサイズダウンするとは限りませんが、一度試してみる価値はあるかと思います。(簡単ですし!)

さらにファイルサイズを小さくするには最適化を活用

今回の手順のPDFエクスポート時に「最適化」の種類を選ぶことが出来ます。

  • 標準(オンライン発行および印刷)
  • 最小サイズ(オンライン発行)

文字通りで、最小サイズを選択すると更にファイル容量を小さくすることができました。同じファイルで最適化の種類を変えてPDF出力してみました。

標準(オンライン発行および印刷)575KB
最小サイズ(オンライン発行)213KB

最小サイズ(オンライン発行)の場合、明らかに画像の画質が荒くなったかなという風に感じました(特に写真部分)。ですが、鮮明さが必要なくてファイルサイズをとにかく軽く小さくしたい場合にはすごく良いなと思いました。

エクスポートと印刷の違いはあるのか?

サイズが違ってくるので、何かしら違いがあるのかな?とちょっと心配になりました。私が調べた限りだと、以下のような違いはあるようです。(もっと他にもあるかもしれませんが!)

レイアウト崩れが起きる可能性

最適化でエクスポートする場合はオブジェクトや票の位置崩れ(レイアウト崩れ)が起きる可能性があるようです。

実際に私もオブジェクトや表を作成してエクスポートしてみましたが、単純だからか崩れを感じることはありませんでした。複雑なオブジェクトの重なりや表になってくると思った通りの配置にならなかったりすることがあるのかもしれません。

印刷範囲を細かく指定できるかできないか

エクスポート機能を使ったPDF出力の方が、細かい出力設定ができました。

Microsoft Print to PDFでの印刷は印刷時に印刷の向きを縦か横か指定できるのみだけで、エクスポート機能でPDF出力だとオプションから印刷範囲やパスワードを付けるかどうかなども指定してPDF化できました。

どちらを使ってPDF作成すれば良いのか

個人的な意見になってしまいますが、私は以下の考えで使い分けしようと思っています。

  • どちらを使えばよいかは、レイアウトを崩したくなくてファイル容量を気にしない場合は「印刷」を利用。
  • レイアウトが多少崩れても良くてファイルサイズを小さくしたい場合、また印刷範囲を細かく設定したりパスワードを付与したい場合は「エクスポート」でPDF作成。

とはいえ、私の場合は厳密なレイアウトや画質が求められるファイルはあまり求められないので、「PDF/XPSの作成」でエクスポート出力するかな~というところです。

さいごに

いかがだったでしょうか。同じような問題を抱えている方の参考になれば幸いです。それではまた次の記事で!